Artikel 12: Aufzeichnungspflichten für HR-Tech-KI — EU AI Act

Artikel 12 verlangt eine Fähigkeit des Systems. Er legt kein Protokollformat und keine Feldliste für HR-Systeme fest.

• Automatische Aufzeichnung über die Lebensdauer

  Hochrisiko-KI-Systeme müssen die automatische Aufzeichnung von Ereignissen (Protokollierung) über die gesamte Lebensdauer des Systems technisch ermöglichen (Artikel 12 Absatz 1).

• Drei Zwecke

  Die Protokollierungsfunktionen müssen Ereignisse für drei Zwecke aufzeichnen, mit einem Maß an Rückverfolgbarkeit, das zur Zweckbestimmung passt (Artikel 12 Absatz 2). Der erste Zweck ist, Situationen zu erkennen, die ein Risiko im Sinne des Artikels 79 Absatz 1 oder eine wesentliche Veränderung bewirken können. Der zweite ist, die Beobachtung nach dem Inverkehrbringen zu erleichtern (Artikel 72). Der dritte ist, den Betrieb des Systems zu überwachen (Artikel 26 Absatz 5).

• Ein festes Minimum nur für die biometrische Fernidentifizierung

  Artikel 12 Absatz 3 legt einen Mindestinhalt der Protokolle nur für Systeme nach Anhang III Nummer 1 Buchstabe a fest, die biometrische Fernidentifizierung. Er gilt nicht für Systeme nach Anhang III Nummer 4.

• Aufbewahrung: mindestens sechs Monate

  Anbieter bewahren die Protokolle unter ihrer Kontrolle für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten auf (Artikel 19 Absatz 1). Betreiber (Organisationen, die das System einsetzen) tun dasselbe mit den Protokollen unter ihrer Kontrolle (Artikel 26 Absatz 6). Unionsrecht oder nationales Recht, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten, kann etwas anderes vorsehen.

• Die Betriebsanleitung beschreibt die Protokollmechanismen

  Soweit relevant, beschreibt die Betriebsanleitung die Mechanismen, mit denen Betreiber die Protokolle erfassen, speichern und auswerten können (Artikel 13 Absatz 3 Buchstabe f).

HR-Technologie ist keine Kategorie der KI-Verordnung. Maßgeblich ist die in Anhang III Nummer 4 genannte Verwendung („Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit“).

• Nummer 4 Buchstabe a: Einstellung und Auswahl

  KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten.

• Nummer 4 Buchstabe b: Beschäftigungsverhältnisse

  KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für Entscheidungen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen und Kündigungen von Arbeitsvertragsverhältnissen beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder Eigenschaften oder für die Beobachtung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Personen in solchen Beschäftigungsverhältnissen verwendet werden sollen.

• Es gibt eine Ausnahme, und sie gilt nie für Profiling

  Ein System nach Anhang III gilt nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte natürlicher Personen birgt, auch nicht dadurch, dass es das Ergebnis der Entscheidungsfindung wesentlich beeinflusst. Die Ausnahme gilt nur, wenn eine der vier Bedingungen des Artikels 6 Absatz 3 Buchstaben a bis d erfüllt ist. Ein System, das Profiling natürlicher Personen durchführt, gilt immer als hochriskant. Ein Anbieter, der sein System für nicht hochriskant hält, muss seine Bewertung dokumentieren, bevor das System in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird (Artikel 6 Absatz 4). Die Kommission hatte bis zum 2. Februar 2026 Leitlinien mit praktischen Beispielen vorzulegen (Artikel 6 Absatz 5).

• Der Entwickler der Software ist Anbieter, der Arbeitgeber, der sie verwendet, ist Betreiber

  Anbieter ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter ihrem eigenen Namen oder ihrer Handelsmarke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Artikel 3 Nummer 3). Anbieter von Hochrisiko-KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme die Anforderungen des Abschnitts 2 (Artikel 8 bis 15) erfüllen (Artikel 16 Buchstabe a). Betreiber ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, das System wird im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwendet (Artikel 3 Nummer 4). Ein Arbeitgeber, der ein HR-System verwendet, ist Betreiber mit den Pflichten des Artikels 26. Ein Betreiber wird zum Anbieter, wenn er seinen Namen oder seine Handelsmarke auf einem bereits in Verkehr gebrachten Hochrisiko-KI-System anbringt, eine wesentliche Veränderung daran vornimmt oder die Zweckbestimmung eines Systems so ändert, dass es zu einem Hochrisiko-KI-System wird (Artikel 25 Absatz 1).

• Termine, ältere Systeme und Ausnahmen vom Anwendungsbereich

  Die Anforderungen für Systeme nach Anhang III gelten ab 2. Dezember 2027 (Artikel 113 Buchstabe c Ziffer i). Ein Hochrisiko-KI-System, das vor diesem Datum in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurde, fällt nur darunter, wenn es ab diesem Datum erheblichen Veränderungen in Bezug auf seine Konzeption unterliegt. In jedem Fall treffen Anbieter und Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden sollen, die erforderlichen Maßnahmen zur Einhaltung bis zum 2. August 2030 (Artikel 111 Absatz 2). Die Verordnung gilt nicht für Bereiche außerhalb des Anwendungsbereichs des Unionsrechts (Artikel 2 Absatz 3), nicht für KI-Systeme oder KI-Modelle, einschließlich ihrer Ausgabe, die eigens für den alleinigen Zweck der wissenschaftlichen Forschung und Entwicklung entwickelt und in Betrieb genommen wurden (Artikel 2 Absatz 6), und nicht für Forschung, Tests und Entwicklung vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme eines Systems; Tests unter Realbedingungen sind nicht ausgenommen (Artikel 2 Absatz 8). Sie gilt nicht für Pflichten von Betreibern, die natürliche Personen sind und KI-Systeme im Rahmen einer rein persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwenden (Artikel 2 Absatz 10). KI-Systeme unter freien und quelloffenen Lizenzen sind ausgenommen, es sei denn, sie werden als Hochrisiko-KI-Systeme oder als Systeme nach Artikel 5 oder 50 in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen (Artikel 2 Absatz 12).

• Protokolle über Bewerber und Arbeitnehmer enthalten personenbezogene Daten

  Das Datenschutzrecht bleibt unberührt (Artikel 2 Absatz 7). Die Mindestfrist von sechs Monaten gilt, sofern Unionsrecht oder nationales Recht, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten, nichts anderes vorsieht (Artikel 19 Absatz 1 und Artikel 26 Absatz 6).

• Keine HR-Protokollfelder und keine Aufbewahrungsfrist über das Minimum hinaus

  Die Verordnung nennt keine Protokollfelder für HR-Systeme. Sie legt über die Mindestfrist von sechs Monaten hinaus keine Aufbewahrungsfrist für Protokolle fest (Artikel 19 Absatz 1 und Artikel 26 Absatz 6). Fristen aus anderen Rechtsvorschriften sind Fragen dieses Rechts; diese Seite nennt keine.

• Die Verordnung nennt keine Norm; harmonisierte Normen und Leitlinien gibt es

  Die Verordnung selbst nennt keine Norm die Protokollierung. Sie verlangt, den allgemein anerkannten Stand der Technik zu berücksichtigen (Artikel 8 Absatz 1). Hochrisiko-KI-Systeme, die mit harmonisierten Normen, deren Fundstellen im Amtsblatt veröffentlicht wurden, übereinstimmen, gelten als konform mit den Anforderungen des Abschnitts 2, soweit diese Normen sie abdecken (Artikel 40 Absatz 1). Die Kommission erarbeitet Leitlinien zur Anwendung der Anforderungen der Artikel 8 bis 15 (Artikel 96 Absatz 1 Buchstabe a). Jede andere Norm, die ein Anbieter nutzt, ist eine freiwillige Gestaltungsentscheidung.

Das sind Beispiele, keine Anforderungen.

• Beispiel: Nutzungsereignisse (Artikel 12 Absatz 2 Buchstaben a und b)

  Der Zeitpunkt jeder Verwendung, die Modellversion und ein Verweis auf die Eingabe, damit eine spätere Prüfung erkennen kann, welche Version ein Ranking erzeugt hat.

• Beispiel: menschliche Entscheidungen (Artikel 12 Absatz 2 Buchstabe c)

  Ob der Recruiter die Ausgabe übernommen, geändert oder übersteuert hat, was die Überwachung des Betriebs des Systems unterstützt (Artikel 26 Absatz 5).

• Artikel 12 KI-Verordnung: Aufzeichnungspflicht & Protokollierung

  Der Artikel, wie die Verordnung ihn für alle Branchen fasst.

• KI-Verordnung: Compliance für HR-Technologie

  Wie die Verordnung KI für Einstellung, Auswahl und Personalmanagement erfasst.

• Artikel 13: Transparenz für HR-Tech-KI — EU AI Act-Compliance

  Betriebsanleitung für HR-Technologie und wer Bewerber und Arbeitnehmer informiert.

• Artikel 26 für HR-Technologie: Pflichten der Betreiber

  Pflichten des Arbeitgebers als Betreiber, einschließlich der Information der Arbeitnehmer.