Artikel 12: registratie voor HR-tech-AI — EU AI-verordening

Artikel 12 vraagt om een vermogen van het systeem. Het stelt geen logformaat en geen lijst van velden vast voor HR-systemen.

• Automatische registratie gedurende de hele levensduur

  Hoogrisico-AI-systemen moeten technisch de automatische registratie van gebeurtenissen (logs) gedurende de hele levensduur van het systeem mogelijk maken (artikel 12(1)).

• Drie doelen

  De logmogelijkheden moeten gebeurtenissen registreren die relevant zijn voor drie doelen, met een mate van traceerbaarheid die past bij het beoogde doel (artikel 12(2)). Het eerste is situaties herkennen die een risico in de zin van artikel 79(1) of een substantiële wijziging kunnen opleveren. Het tweede is monitoring na het in de handel brengen vergemakkelijken (artikel 72). Het derde is de werking van het systeem monitoren (artikel 26(5)).

• Een vast minimum alleen voor biometrische identificatie op afstand

  Artikel 12(3) stelt een minimale loginhoud alleen vast voor systemen uit bijlage III, punt 1, a), biometrische identificatie op afstand. Het geldt niet voor systemen uit bijlage III, punt 4.

• Bewaren: minstens zes maanden

  Aanbieders bewaren de logs onder hun controle gedurende een periode die past bij het beoogde doel van minstens zes maanden (artikel 19(1)). Gebruiksverantwoordelijken (de organisaties die het systeem gebruiken) doen hetzelfde voor de logs onder hun controle (artikel 26(6)). Unierecht of nationaal recht, met name over de bescherming van persoonsgegevens, kan anders bepalen.

• De gebruiksaanwijzing beschrijft de logmechanismen

  Waar relevant beschrijft de gebruiksaanwijzing de mechanismen waarmee gebruiksverantwoordelijken de logs kunnen verzamelen, opslaan en interpreteren (artikel 13(3), punt f)).

HR-technologie is geen categorie van de verordening. Wat telt is het gebruik dat bijlage III, punt 4, noemt (“Werkgelegenheid, personeelsbeheer en toegang tot zelfstandige arbeid”).

• Punt 4, a): werving en selectie

  AI-systemen die bedoeld zijn om te worden gebruikt voor het werven of selecteren van natuurlijke personen, met name voor het plaatsen van gerichte vacatures, het analyseren en filteren van sollicitaties, en het beoordelen van kandidaten.

• Punt 4, b): arbeidsgerelateerde betrekkingen

  AI-systemen die bedoeld zijn om te worden gebruikt voor het nemen van besluiten die van invloed zijn op de voorwaarden van arbeidsgerelateerde betrekkingen, de bevordering of beëindiging van arbeidsgerelateerde contractuele betrekkingen, voor het toewijzen van taken op basis van individueel gedrag of persoonlijke eigenschappen of kenmerken, of voor het monitoren en evalueren van prestaties en gedrag van personen in dergelijke betrekkingen.

• Er is een uitzondering, en die geldt nooit voor profilering

  Een AI-systeem uit bijlage III is niet hoogrisico als het geen significant risico op schade voor de gezondheid, veiligheid of grondrechten van natuurlijke personen inhoudt, onder meer doordat het de uitkomst van de besluitvorming niet wezenlijk beïnvloedt. De afwijking geldt alleen als aan een van de vier voorwaarden van artikel 6(3), punten a) tot en met d), is voldaan. Een systeem dat natuurlijke personen profileert, is altijd hoogrisico. Een aanbieder die meent dat zijn systeem niet hoogrisico is, moet zijn beoordeling documenteren voordat het systeem in de handel wordt gebracht of in gebruik wordt gesteld (artikel 6(4)). De Commissie moest uiterlijk 2 februari 2026 richtsnoeren met praktische voorbeelden verstrekken (artikel 6(5)).

• De ontwikkelaar van de software is de aanbieder, de werkgever die het gebruikt is een gebruiksverantwoordelijke

  De aanbieder is de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan die een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen en het onder eigen naam of merk in de handel brengt of in gebruik stelt (artikel 3, punt 3). Aanbieders van hoogrisicosystemen moeten ervoor zorgen dat hun systemen voldoen aan de eisen van afdeling 2 (artikelen 8 tot en met 15) (artikel 16, punt a)). Een gebruiksverantwoordelijke is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt, behalve wanneer het systeem wordt gebruikt in het kader van een persoonlijke niet-beroepsactiviteit (artikel 3, punt 4). Een werkgever die een HR-systeem gebruikt, is een gebruiksverantwoordelijke met de plichten van artikel 26. Een gebruiksverantwoordelijke wordt aanbieder als hij zijn naam of merk op een al in de handel gebracht hoogrisicosysteem plaatst, er een substantiële wijziging in aanbrengt of het beoogde doel van een systeem wijzigt zodat het een hoogrisicosysteem wordt (artikel 25(1)).

• Datums, oudere systemen en uitgesloten gebieden

  De eisen voor systemen uit bijlage III gelden vanaf 2 december 2027 (artikel 113, punt c), i)). Een AI-systeem met een hoog risico dat vóór die datum in de handel is gebracht of in gebruik is gesteld, valt er alleen onder als het vanaf die datum aanzienlijke ontwerpwijzigingen ondergaat. In elk geval moeten aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van hoogrisico-AI-systemen die bedoeld zijn om door overheidsinstanties te worden gebruikt, uiterlijk 2 augustus 2030 de nodige stappen ondernemen om te voldoen (artikel 111(2)). De verordening is niet van toepassing op gebieden die buiten het toepassingsgebied van het Unierecht vallen (artikel 2(3)), noch op AI-systemen of AI-modellen, met inbegrip van hun output, die specifiek zijn ontwikkeld en in gebruik gesteld met wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijke ontwikkeling als enig doel (artikel 2(6)), noch op onderzoek, testen of ontwikkeling voordat een systeem in de handel wordt gebracht of in gebruik wordt gesteld; testen onder reële omstandigheden is niet uitgesloten (artikel 2(8)). Zij is niet van toepassing op verplichtingen van gebruiksverantwoordelijken die natuurlijke personen zijn en AI-systemen gebruiken in het kader van een louter persoonlijke, niet-beroepsmatige activiteit (artikel 2(10)). AI-systemen onder vrije en opensourcelicenties vallen erbuiten, tenzij ze als hoogrisicosystemen of als systemen onder artikel 5 of 50 in de handel worden gebracht of in gebruik worden gesteld (artikel 2(12)).

• Logs over kandidaten en werknemers bevatten persoonsgegevens

  De verordening laat het gegevensbeschermingsrecht onverlet (artikel 2(7)). De minimumperiode van zes maanden geldt, tenzij het Unierecht of het nationale recht, met name inzake de bescherming van persoonsgegevens, anders bepaalt (artikelen 19(1) en 26(6)).

• Geen HR-logvelden en geen bewaartermijn boven het minimum

  De verordening noemt geen logvelden voor HR-systemen. Zij stelt voor logs geen bewaartermijn vast boven het minimum van zes maanden (artikelen 19(1) en 26(6)). Termijnen uit ander recht zijn vragen voor dat recht; deze pagina noemt er geen.

• De verordening noemt geen norm; er zijn geharmoniseerde normen en richtsnoeren

  De verordening zelf noemt geen norm voor het loggen. Zij vraagt rekening te houden met de algemeen erkende stand van de techniek (artikel 8(1)). Hoogrisico-AI-systemen die in overeenstemming zijn met geharmoniseerde normen waarvan de referenties in het Publicatieblad zijn bekendgemaakt, worden geacht te voldoen aan de eisen van afdeling 2 die door die normen worden bestreken (artikel 40(1)). De Commissie ontwikkelt richtsnoeren over de toepassing van de eisen van de artikelen 8 tot en met 15 (artikel 96(1), a)). Elke andere norm die een aanbieder gebruikt, is een vrijwillige ontwerpkeuze.

Dit zijn voorbeelden, geen eisen.

• Voorbeeld: gebruiksgebeurtenissen (artikel 12(2), a) en b))

  Het tijdstip van elk gebruik, de modelversie en een verwijzing naar de input, zodat een latere controle kan vaststellen welke versie een rangschikking heeft opgeleverd.

• Voorbeeld: menselijke beslissingen (artikel 12(2), c))

  Of de recruiter de output heeft overgenomen, gewijzigd of terzijde geschoven, wat het monitoren van de werking van het systeem ondersteunt (artikel 26(5)).

• Artikel 12 AI-verordening: registratie & logging

  Het artikel zoals de verordening het formuleert, voor alle sectoren.

• AI-verordening HR-tech: nalevingsgids

  Hoe de verordening AI voor werving, selectie en personeelsbeheer bereikt.

• Artikel 13: transparantie voor HR-tech-AI — EU AI-verordening

  De gebruiksaanwijzing voor HR-technologie en wie kandidaten en werknemers informeert.

• Artikel 26 voor HR-technologie: verplichtingen van gebruiksverantwoordelijken

  De plichten van de werkgever als gebruiksverantwoordelijke, waaronder het informeren van werknemers.