Uw EU-klant vraagt om EU AI Act documentatie
Praktische gids voor het beantwoorden van EU AI Act-documentatieverzoeken van zakelijke klanten: wat ze nodig hebben en hoe u antwoordt.
Belangrijkste inzichten
- 1.Gebruiksverantwoordelijken (klanten die uw hoogrisico-AI-systeem gebruiken) moeten het gebruiken zoals uw gebruiksaanwijzingen voorschrijven (artikel 26).
- 2.Antwoord met een pakket: risicoclassificatie, gebruiksaanwijzingen, een samenvatting van de technische documentatie en informatie over logging en monitoring. Voeg bij een hoogrisicosysteem de EU-conformiteitsverklaring toe (artikel 47). Het is uw ondertekende verklaring dat het systeem voldoet aan de artikelen 8 tot en met 15.
- 3.Beweer geen naleving die u niet kunt documenteren. Zeg wat u hebt en wanneer de rest volgt.
- 4.Stel het pakket één keer samen en gebruik het opnieuw. Beoordeel het na elke release en bij wijzigingen van systeem of beoogd doel. Het beoogde doel is het gebruik dat u als aanbieder opgeeft (artikel 3, punt 12).
Een EU-klant kan u mailen: “Kunt u documentatie leveren over hoe uw AI-systeem voldoet aan de EU AI Act?” Aanbieders die aan EU-bedrijven verkopen, kunnen zo’n verzoek ontvangen. Gebruiksverantwoordelijken hebben informatie van hen nodig (artikel 13: gebruiksaanwijzingen; artikel 26: verplichtingen van gebruiksverantwoordelijken).
Uw antwoord hangt af van de risicoklasse van het systeem, dus controleer eerst de klasse. De artikelen 8 tot en met 27 bevatten de hoogrisico-eisen en de verplichtingen van aanbieders en gebruiksverantwoordelijken. Zij gelden voor systemen uit bijlage III (de lijst met hoogrisicotoepassingen in de verordening) vanaf 2 december 2027. Zij gelden voor systemen uit bijlage I (de lijst met EU-productwetgeving) vanaf 2 augustus 2028. Bijlage I, deel B, noemt overige EU-productwetgeving, bijvoorbeeld over beveiliging van de burgerluchtvaart, land- en bosbouwvoertuigen en uitrusting van zeeschepen. De artikelen 8 tot en met 27 gelden niet voor hoogrisicosystemen die verband houden met producten onder die wetgeving (artikel 2, lid 2). Dit geldt voor systemen die op grond van artikel 6, lid 1, als hoogrisico zijn ingedeeld. Verordening (EU) 2026/1744 wijzigde artikel 113 om beide data vast te stellen en verving artikel 2, lid 2. Zonder uw gebruiksaanwijzingen kunnen gebruiksverantwoordelijken het systeem niet gebruiken zoals artikel 26, lid 1, vereist.
Waarom uw EU-klant dit vraagt
Gebruiksverantwoordelijken van hoogrisico-AI-systemen hebben eigen verplichtingen. Artikel 26 vereist onder meer dat gebruiksverantwoordelijken:
- het systeem gebruiken zoals de gebruiksaanwijzingen van de aanbieder voorschrijven (artikel 26, lid 1)
- menselijk toezicht toewijzen aan personen met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit (artikel 26, lid 2)
- de werking van het systeem monitoren (artikel 26, lid 5)
- een risico melden aan de aanbieder of distributeur en de markttoezichtautoriteit, en een ernstig incident eerst aan de aanbieder (artikel 26, lid 5)
- het gebruik opschorten van een systeem dat een risico vormt (artikel 26, lid 5)
- de logs die onder hun controle staan gedurende ten minste zes maanden bewaren, tenzij ander recht anders bepaalt (artikel 26, lid 6)
Artikel 27 voegt de verplichting toe om vóór het eerste gebruik het effect op de grondrechten te beoordelen. Het geldt voor publiekrechtelijke organen, particuliere entiteiten die openbare diensten verlenen en gebruiksverantwoordelijken van kredietscoresystemen of van systemen voor levens- en ziektekostenverzekeringen. Het geldt niet voor systemen uit bijlage III, punt 2 (kritieke infrastructuur).
Artikel 13, lid 2, verplicht u om bij een hoogrisicosysteem gebruiksaanwijzingen te verstrekken.
Stuur maximaal vijf documenten
Van deze documenten moeten alleen de gebruiksaanwijzingen de gebruiksverantwoordelijken bereiken (artikel 13, lid 2). De EU-conformiteitsverklaring wordt ter beschikking van de nationale bevoegde autoriteiten gehouden (artikel 47, lid 1). De overige onderdelen raden wij u aan klanten aan te bieden.
Risicoclassificatieverklaring
Een verklaring van de risicoklasse van uw systeem onder de verordening: verboden (artikel 5), hoogrisico (artikel 6), transparantieverplichtingen (artikel 50) of geen van deze. Voeg een motivering toe die waar relevant naar bijlage III verwijst.
Gebruiksaanwijzingen
Artikel 13, lid 3, noemt de minimale inhoud van de gebruiksaanwijzingen van een hoogrisicosysteem. Daartoe behoren de identiteit van de aanbieder, het beoogde doel, de geteste niveaus van nauwkeurigheid, robuustheid en cyberbeveiliging, bekende risico’s, maatregelen voor menselijk toezicht, de verwachte levensduur en het onderhoud. Als uw gebruikershandleiding als gebruiksaanwijzing dient, controleer dan of die elk punt van artikel 13, lid 3, dekt. Zo niet, voeg dan een apart document toe.
Samenvatting van de technische documentatie
Bijlage IV is de lijst van wat technische documentatie moet bevatten. De volledige documentatie is bedoeld voor nationale bevoegde autoriteiten en aangemelde instanties (artikel 11, lid 1). Een aangemelde instantie is een instantie voor conformiteitsbeoordeling die op grond van de verordening en andere relevante harmonisatiewetgeving van de Unie is aangemeld (artikel 3, punt 22). Wij raden aan een samenvatting te delen, zodat de gebruiksverantwoordelijke ziet dat de volledige documentatie bestaat en wat zij dekt.
Informatie over logging en monitoring
Gebruiksverantwoordelijken moeten weten wat uw systeem logt en hoe zij toegang tot de logs krijgen, omdat zij de logs moeten bewaren die onder hun controle staan (artikel 26, lid 6). Waar relevant moeten de gebruiksaanwijzingen de mechanismen beschrijven waarmee gebruiksverantwoordelijken de logs kunnen verzamelen, opslaan en interpreteren (artikel 13, lid 3, onder f).
EU-conformiteitsverklaring (hoogrisicosystemen)
Voor hoogrisicosystemen stelt de aanbieder een EU-conformiteitsverklaring op (artikel 47). Daarin staat dat het systeem voldoet aan de eisen van de artikelen 8 tot en met 15 (artikel 47, lid 2). Conformiteitsbeoordeling is het proces waarmee wordt aangetoond of aan die eisen is voldaan (artikel 3, punt 20). Als de beoordeling nog loopt, zeg dat dan en geef de verwachte datum als schatting.
Bevestig eerst de ontvangst en stuur dan het volledige pakket
Bevestig in het eerste antwoord de aanvraag en noem data die u kunt halen
Stuur het volledige pakket zodra het klaar is
Doe geen beweringen die u niet kunt onderbouwen
Gerelateerde lectuur
Bronnen & referenties
Veelgestelde vragen
Welke documenten heeft een EU-klant nodig van een AI-aanbieder?
Dat hangt af van het systeem. Bij een hoogrisicosysteem hebben gebruiksverantwoordelijken gebruiksaanwijzingen nodig (artikel 13), inclusief informatie over logging en menselijk toezicht. Wij raden aan ook uw risicoclassificatie, een samenvatting van de technische documentatie volgens bijlage IV en de EU-conformiteitsverklaring (artikel 47) aan te bieden. Aanbieders moeten AI-systemen die rechtstreeks met mensen interageren zo ontwerpen dat mensen hiervan op de hoogte worden gesteld, tenzij dit duidelijk is (artikel 50, lid 1).
Wat is bijlage IV van de EU AI Act?
Bijlage IV noemt negen minimumpunten voor de technische documentatie van een hoogrisico-AI-systeem. Punten 1 tot en met 5: algemene beschrijving; ontwikkelproces en ontwerp; monitoring en controle; geschiktheid van de prestatiemaatstaven; risicobeheersysteem. Punten 6 tot en met 9: wijzigingen tijdens de levenscyclus; toegepaste normen; de EU-conformiteitsverklaring; het systeem voor monitoring na het in de handel brengen.
Wat moet mijn eerste antwoord op een verzoek om documentatie voor de EU AI Act bevatten?
Stuur een eerste antwoord dat de ontvangst van het verzoek bevestigt, zegt welke documenten u kunt sturen en data noemt die u kunt halen. Spreek data schriftelijk af.
Kan ik hetzelfde documentatiepakket voor meer dan één EU-klant hergebruiken?
Ja, voor zover het systeem en het beoogde doel gelijk zijn. Het beoogde doel is het doel dat u opgeeft (artikel 3, punt 12). Beoordeel het pakket na elke release en bij elke wijziging van het systeem of het beoogde doel.
Wat als ik nog geen technische documentatie (bijlage IV) heb?
Zeg dat. Vertel de klant welke documenten u hebt en wanneer de rest volgt. Technische documentatie moet bestaan voordat een hoogrisicosysteem in de handel wordt gebracht of in gebruik wordt gesteld (artikel 11, lid 1). De artikelen 8 tot en met 27 gelden voor systemen uit bijlage III vanaf 2 december 2027 en voor systemen uit bijlage I vanaf 2 augustus 2028. Bijlage I, deel B, noemt overige EU-productwetgeving. Voor hoogrisicosystemen die verband houden met producten onder die wetgeving gelden de artikelen 8 tot en met 27 niet (artikel 2, lid 2). Dit geldt voor systemen die op grond van artikel 6, lid 1, als hoogrisico zijn ingedeeld. Verordening (EU) 2026/1744 wijzigde artikel 113 om beide data vast te stellen en verving artikel 2, lid 2.
Scanara bereidt bewijs voor vanuit uw repositories
Scanara leest uw gekoppelde GitHub-repositories en voert regelgebaseerde scans uit op gangbare AI- en machine-learningpatronen. Niet-standaardcode kan het missen. Daarnaast genereert het conceptdocumentatie op basis van sjablonen en uw antwoorden in de beoordelingen, als bewijs voor uw compliancewerk. De indeling bepaalt u zelf.