Artykuł 12: prowadzenie rejestrów w AI dla HR — EU AI Act

Art. 12 wymaga określonej zdolności systemu. Nie ustala formatu rejestru ani listy pól dla systemów HR.

• Automatyczne rejestrowanie przez cały okres życia

  Systemy AI wysokiego ryzyka muszą technicznie umożliwiać automatyczne rejestrowanie zdarzeń (rejestry zdarzeń) w całym okresie życia systemu (art. 12 ust. 1).

• Trzy cele

  Funkcje rejestrowania muszą rejestrować zdarzenia istotne dla trzech celów, na poziomie identyfikowalności odpowiednim do przewidzianego zastosowania (art. 12 ust. 2). Pierwszy cel to wskazywanie sytuacji, które mogą powodować ryzyko w rozumieniu art. 79 ust. 1 lub istotną zmianę. Drugi to ułatwianie monitorowania po wprowadzeniu do obrotu (art. 72). Trzeci to monitorowanie działania systemu (art. 26 ust. 5).

• Stała treść minimalna tylko dla zdalnej identyfikacji biometrycznej

  Art. 12 ust. 3 ustala minimalną treść rejestrów tylko dla systemów z załącznika III pkt 1 lit. a, czyli zdalnej identyfikacji biometrycznej. Nie dotyczy systemów z załącznika III pkt 4.

• Przechowywanie: co najmniej sześć miesięcy

  Dostawcy przechowują rejestry zdarzeń pod swoją kontrolą przez okres odpowiedni do przewidzianego zastosowania, wynoszący co najmniej sześć miesięcy (art. 19 ust. 1). Podmioty wdrażające (organizacje, które używają systemu; w rozporządzeniu: podmioty stosujące) robią to samo w odniesieniu do rejestrów pod swoją kontrolą (art. 26 ust. 6). Prawo Unii lub prawo krajowe, w szczególności o ochronie danych osobowych, może stanowić inaczej.

• Instrukcja opisuje mechanizmy rejestrowania

  W stosownych przypadkach instrukcja obsługi opisuje mechanizmy umożliwiające podmiotom wdrażającym zbieranie, przechowywanie i interpretowanie rejestrów zdarzeń (art. 13 ust. 3 lit. f).

„Technologia HR” nie jest kategorią w rozporządzeniu. Liczy się zastosowanie wymienione w załączniku III pkt 4 („Zatrudnienie, zarządzanie pracownikami i dostęp do samozatrudnienia”).

• Pkt 4 lit. a: rekrutacja i wybór

  Systemy AI przeznaczone do wykorzystywania do celów rekrutacji lub wyboru osób fizycznych, w szczególności do celów umieszczania ukierunkowanych ogłoszeń o pracę, analizowania i filtrowania podań o pracę oraz do oceny kandydatów.

• Pkt 4 lit. b: stosunki pracy

  Systemy AI przeznaczone do wykorzystywania do celów podejmowania decyzji wpływających na warunki stosunków pracy, decyzji o awansie lub rozwiązaniu umownego stosunku pracy, przydzielania zadań w oparciu o indywidualne zachowanie lub cechy osobowości lub charakter lub do monitorowania lub oceny wydajności i zachowania osób pozostających w takich stosunkach.

• Istnieje wyjątek i nigdy nie obejmuje on profilowania

  System AI z załącznika III nie jest systemem wysokiego ryzyka, jeżeli nie stwarza znaczącego ryzyka szkody dla zdrowia, bezpieczeństwa lub praw podstawowych osób fizycznych, w tym przez to, że nie wpływa istotnie na wynik procesu decyzyjnego. Odstępstwo ma zastosowanie tylko wtedy, gdy spełniony jest którykolwiek z czterech warunków z art. 6 ust. 3 lit. a–d. System, który dokonuje profilowania osób fizycznych, jest zawsze systemem wysokiego ryzyka. Dostawca, który uważa, że jego system nie jest systemem wysokiego ryzyka, musi udokumentować swoją ocenę przed wprowadzeniem systemu do obrotu lub oddaniem go do użytku (art. 6 ust. 4). Komisja miała przedstawić wytyczne z praktycznymi przykładami nie później niż do 2 lutego 2026 r. (art. 6 ust. 5).

• Twórca oprogramowania jest dostawcą, a pracodawca, który z niego korzysta, podmiotem wdrażającym

  Dostawca to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny podmiot, który rozwija system AI lub zleca jego rozwój i wprowadza go do obrotu lub oddaje do użytku pod własną nazwą lub znakiem towarowym (art. 3 pkt 3). Dostawcy systemów wysokiego ryzyka muszą zapewnić zgodność swoich systemów z wymogami sekcji 2 (art. 8–15) (art. 16 lit. a). Podmiot wdrażający (w rozporządzeniu: podmiot stosujący) to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny podmiot, który wykorzystuje system AI pod własnym zarządem, chyba że system jest wykorzystywany w ramach osobistej działalności o charakterze niezawodowym (art. 3 pkt 4). Pracodawca, który korzysta z systemu HR, jest podmiotem wdrażającym i podlega obowiązkom z art. 26. Podmiot wdrażający staje się dostawcą, jeżeli umieszcza swoją nazwę lub znak towarowy na systemie wysokiego ryzyka już wprowadzonym do obrotu, dokonuje w nim istotnej zmiany lub zmienia przeznaczenie systemu w taki sposób, że staje się on systemem wysokiego ryzyka (art. 25 ust. 1).

• Terminy, starsze systemy i wyłączenia z zakresu stosowania

  Wymogi dla systemów z załącznika III obowiązują od 2 grudnia 2027 (art. 113 lit. c ppkt (i)). System AI wysokiego ryzyka wprowadzony do obrotu lub oddany do użytku przed tą datą jest objęty przepisami tylko wtedy, gdy od tej daty podlega istotnym zmianom w swoim projekcie. W każdym razie dostawcy i podmioty wdrażające systemy AI wysokiego ryzyka przeznaczone do wykorzystywania przez organy publiczne muszą podjąć niezbędne kroki, aby spełnić wymogi do 2 sierpnia 2030 (art. 111 ust. 2). Rozporządzenia nie stosuje się do obszarów wykraczających poza zakres prawa Unii (art. 2 ust. 3), do systemów lub modeli AI, w tym ich wyników, opracowanych i oddanych do użytku wyłącznie do celów badań naukowych i prac rozwojowych (art. 2 ust. 6) ani do działalności badawczej, testowej i rozwojowej prowadzonej przed wprowadzeniem systemu do obrotu lub oddaniem go do użytku; testowanie w warunkach rzeczywistych nie jest wyłączone (art. 2 ust. 8). Nie stosuje się go do obowiązków podmiotów wdrażających będących osobami fizycznymi, które wykorzystują systemy AI w ramach czysto osobistej działalności o charakterze niezawodowym (art. 2 ust. 10). Systemy AI udostępniane na podstawie bezpłatnych licencji otwartego oprogramowania są wyłączone, chyba że zostaną wprowadzone do obrotu lub oddane do użytku jako systemy wysokiego ryzyka albo jako systemy objęte art. 5 lub 50 (art. 2 ust. 12).

• Rejestry dotyczące kandydatów i pracowników zawierają dane osobowe

  Rozporządzenie pozostawia w mocy prawo o ochronie danych (art. 2 ust. 7). Minimalny okres sześciu miesięcy obowiązuje, o ile prawo Unii lub prawo krajowe, w szczególności o ochronie danych osobowych, nie stanowi inaczej (art. 19 ust. 1 i art. 26 ust. 6).

• Brak pól rejestru HR i brak okresu przechowywania ponad minimum

  Rozporządzenie nie wymienia pól rejestru dla systemów HR. Nie ustala okresu przechowywania rejestrów ponad minimum sześciu miesięcy (art. 19 ust. 1 i art. 26 ust. 6). Okresy wynikające z innych przepisów są kwestią tych przepisów; ta strona nie podaje żadnego.

• Rozporządzenie nie wymienia żadnej normy; istnieją normy zharmonizowane i wytyczne

  Samo rozporządzenie nie wymienia żadnej normy dla rejestrowania zdarzeń. Wymaga uwzględnienia powszechnie uznawanego stanu wiedzy technicznej (art. 8 ust. 1). Systemy AI wysokiego ryzyka zgodne z normami zharmonizowanymi, do których odniesienia opublikowano w Dzienniku Urzędowym, uznaje się za zgodne z wymogami sekcji 2, które te normy obejmują (art. 40 ust. 1). Komisja opracowuje wytyczne dotyczące stosowania wymogów art. 8–15 (art. 96 ust. 1 lit. a). Każda inna norma, z której korzysta dostawca, jest dobrowolnym wyborem projektowym.

To przykłady, nie wymogi.

• Przykład: zdarzenia użycia (art. 12 ust. 2 lit. a i b)

  Czas każdego użycia, wersja modelu i odniesienie do danych wejściowych, tak aby późniejszy przegląd pozwolił ustalić, która wersja wytworzyła dany ranking.

• Przykład: decyzje człowieka (art. 12 ust. 2 lit. c)

  Informacja, czy rekruter przyjął, zmienił lub uchylił wynik, co wspiera monitorowanie działania systemu (art. 26 ust. 5).

• Artykuł 12 rozporządzenia AI: rejestrowanie zdarzeń

  Artykuł tak, jak formułuje go rozporządzenie, dla wszystkich sektorów.

• Rozporządzenie AI HR: zgodność w technologii HR

  Jak rozporządzenie obejmuje AI do rekrutacji, wyboru i zarządzania pracownikami.

• Artykuł 13: przejrzystość w AI dla HR — EU AI Act

  Instrukcja obsługi w technologii HR i kto informuje kandydatów i pracowników.

• Art. 26 dla technologii HR: obowiązki podmiotów wdrażających

  Obowiązki pracodawcy jako podmiotu wdrażającego, w tym informowanie pracowników.